OPTIME® Module für Trainings- und Ausbildungsverwaltung

 

ERP / CRM / PPS

CRM-Modul für Vertreter / Aussendienstmitarbeiter / Verkäufer

  • Autonome Adressmaske
  • Nur zugeteilte Adressen stehen dem jeweiligen Vertreter zur Verfügung
  • Reports, Auswertungen intern und in Excel, Serien-Brief, Serien-E-Mail, Konditionen, Buchungen, Laufzeit-Umsatz, Aufträge, Projekte, Kurse, etc.  
  • Adressbezogene Terminverwaltung mit Termineigenschaften
  • Termin-Export nach Outlook (Kontaktordner)

Adress-Angebots-Erfassung

  • Angebote erfassen direkt in der Adressverwaltung
  • Texte frei gestalten, Vorlagen und Bilder einbinden aus interner oder externer Quelle
  • Vorschau-, Druck- und Mail-Funktion, Erfolgskontrolle und History
  • Übergabe in die Auftragsverwaltung

Einkauf

  • Einzellager-Übersicht mit History, Artikel-Einkaufs-Texte, Artikel-Disposition
  • Einkauf- und Verkaufs-Preise, Artikel-Dokumente
  • Rahmen- und Strecken-Bestellungen, Direktorder
  • Bestell-Offert-Anfrage mit Verbindung zum Auftrag, Umwandlung in Bestellungen
  • Wareneingang-Schnellerfassung

Projektverwaltung

  • Zentrale Kostenträger Verwaltung
  • Kalkulationen über alle OPTIME Module und Ressourcen
  • Dienstleistungsvertragsverwaltung
 

Allgemeine, zentrale Module

Statistik / Listen und Auswertungen / Datenexport

  • Umsatz-Statistik in Realtime für jährliche, monatliche und datumsbezogene Auswertungen
  • Standard-Listen und Auswertungen stehen in allen OPTIME Modulen mit eigenen Selektionen und Sortierfunktionen zur Verfügung
  • Auswertungsgenerator für eigene Listenkonfigurationen mit Ausgabe in Excel und CSV-Dateien
  • Ausgaben: Bildschirm-Vorschau, Druck, PDF, Excel

E-Mail-Modul

  • Komfortabel mailen aus OPTIME
  • Formulare (Offerte, Bestellung, etc.) direkt in PDF umwandeln und mailen
  • Versand über Outlook oder direkt aus OPTIME
  • Archivierung und History der E-Mail Bewegungen

Serien-E-Mail-Modul

  • Serien-E-Mail mit automatischem Eintrag im DOKU-System und Sachbearbeiter
  • Selektionen über Mail-Codes, Branche und Sachbearbeiterposition
  • Serien-E-Mail im Kurs-Bereich für Studenten und Dozenten
  • Serien-E-Mail für Mitglieder
  • Archivierung und History der E-Mail Bewegungen

Dokumentenmanagement

  • Verwaltung und Zuteilung aller Dateiformate, Bilder, Texte, Tabellen
  • Verknüpfung mit OPTIME Modulen, Prozesse, Ressourcen
  • Verwaltung interner Formulare und Mails
  • Speicherung binär in zusätzliche BLOb (Binary Large Object) Datenbanken 

Mitarbeiterverwaltung

  • Planungs- und Personalinfosystem mit Wochen- und Jahres-Übersicht graphisch und tabellarisch
  • Termin-Verknüpfung mit Auftragskapazität, Ressourcen, Leitstand
  • Gemeinsamer Kalender, Schnittstelle zu Outlook

Wörterbuch

  • Direkte Übersetzung und Übernahme in gewählter Sprache
  • Internet-Wörterbuch-Zugriff   

Telefonwahlmodul

  • Schnittstelle für die automatische Direkt-Wahl aus OPTIME (TAPI)

Job-Server

  • Automatisierung von wiederkehrenden Aufgaben
  • Daten-Import und -Export von Betriebs- und Zeitdaten, Kommunikation mit Homepage, E-Shop
  • Generierung von Listen und Statistiken
  • Zeit und SOA-Client gesteuerte Prozesse verwalten

Lohn-Schnittstelle

  • Zwischenablagen für Auswertungen, Listenverwaltung, Kalkulationen, FIBU-Übergaben

Datenbank-Verknüpfungsmodul

  • Synchronisation mehrerer Datenbanken (Firmen, Mandanten)

EXtend Datenbank

  • Datenbank für den externen Zugriff aus Dritt-Applikationen
    z.B. Excel, Cristal-Report, Access, etc. über ODBC/SQL
 

Buchhaltung

Debitorenbuchhaltung

  • Zahlungen, VESR, Mahnungen, Mahnvorschläge, Sammelzahlungen automatisch verarbeiten
  • Freie Wahl von Selektion, Sortierung, Ausgabe- und Auswertungstools

Finanzbuchhaltung

  • Vorjahres- und Neben-Mandanten, variabler Struktur-Kontenplan
  • Bilanz, Erfolgsrechnung, Auswertungstools

Kreditorenbuchhaltung

  • Zuordnung zu Kostenstelle, Projekt, Geräte- und Serie-Nr., Auftrag, Artikel   
  • Einzel- und Sammelüberweisungen, Zentrale Konten-Kontrolle (IBAN, ESR, etc.)
  • Freie Wahl von Selektion, Sortierung, Ausgabe- und Auswertungstools
  • DTA Beleglese-Modul

Schul-, Kurs- und Semesterverwaltung

Adressverwaltung Kursübersicht mit CRM-Informationssystem

  • Zentrale Erfassung und Verwaltung aller Adressen: Dozenten, Studenten, Mitglieder, Sponsoren, Kurs-, Seminar- und Event-Teilnehmer und Kurs-Daten
  • CRM Infosystem, Aufträge, Verkäufe, Offerten, Termine, Dokumente
  • Adressenübernahme aus dem Internet
  • Sachbearbeiter, Ansprechpersonen mit Bild, Direktwahl, E-Mail, Kalender
  • Konditionen, Buchungen, Laufzeit-Umsatz, History
  • Statistikvorgaben für das Bundesamt für Statistik (BFS) und Interkantonale Fachschulvereinbarung (FSV)
  • Schnittstelle zu Outlook (z.B. Kontaktordner)
  • Briefe, Etiketten, E-Mails, Homepage, Routenplaner direkt aus der Adressverwaltung

Einzelkurs-Verwaltung

  • Zentrale Erfassung für Einzelkurse, Events und Veranstaltungen, für Privatpersonen, Firmen und Mitarbeiter
  • Kurskosten-Auftragsgenerierung
  • Listen und Auswertungen, Jahreskalender

Adress-Kurse-Verwaltung

  • Zuteilungen und Verwaltung der Kombinationen von Studenten und Semestern
  • Übersicht aller Kurse und Studenten für automatische Auftragsgenerierung für Kurskosten, Einschreibe-, Vordiplom- und Diplomgebühren, Schulmaterialverrechnung, etc.
  • Benotung und Diplomführung
  • Listen und Auswertungen

Dozenten-Modul

  • Zentrale Dozenten-Infos mit Terminverwaltung und Fachkompetenz
  • Verbindung mit Adressverwaltung, Einsatzpläne und -orte, Semester- und Jahreskalender

Fach- und Dozenten-Modul

  • Fach-Kombinationen mit entsprechenden Dozenten

Zimmerverwaltung

  • Graphischer Belegungsplan und Ressourcen
  • Facheignung, Ausrüstung und Kapazitäten

Fach-Code Verwaltung

  • Beschreibung, Kapazitäten, Fach-Definition, Anzahl Schultage und Lektionen  

Fachmittel / Schulmaterial

  • Zentraler Zugriff auf Fachmittel und Schulmaterial
  • Zuteilungen an: Zimmertypen (Labor), Ausrüstung (PC), Lehrmittel
  • Verbindung mit Artikelstamm, Einkauf und Lieferanten
  • Kursspezifische Auftragsgenerierung und Rechnungsstellung

Kursverwaltung

  • Basisdaten für Einzelkurse und Semesterbetrieb, Belegung, Ressourcen, Verbindungen
  • Vorgaben für BFS und FSV, Lehrplanzuteilung

Ausrüstung

  • Ausrüstung der verwalteten Zimmer und deren Kursverbindungen

Geführte Kurse

  • Aktuell geführte Kurse entsprechend Lehrplan
  • Vorgaben für die Semesterplanung

Lehrplan

  • Kombinationen für Kurs und Semester definierte Fach-Code Zuteilungen innerhalb von frei definierbaren Perioden
  • Anzahl Schultage und Lektionen, Prioritäten, Benotung
  • Musterstundenplanverwaltung mit Wochentag-, Zimmer- und Ausrüstungstypen-Zuteilung

Semesterplanung

  • Zentrales Planungsmodul mit den entsprechenden Ressourcen wie: Schulort, Kurs, Semester, Fach-Code, Dozent, Zimmer und Lehrmittel
  • Automatische Zimmerverteilung
  • Checklisten und Auswertungen mit Stunden-, Belegungs- und Einsatzplänen
  • Graphische Darstellung der zeitlichen Ressourcenzuteilungen

Kurs- / Fach-Kombination

  • Zuteilungen und Kombinationen von Fach- und Kursverwaltung, Schulort und Semester

Artikelverwaltung für Schulen

  • Korrespondiert mit Schulmaterialverwaltung und Kurskostenaufträgen (Detail siehe ERP Artikel- / Material- und Lagerverwaltung)

Auftragsverwaltung für Schulen

  • Kurs- und Schulmaterial-Aufträge ordnen, steuern, auswerten
    (Detail siehe ERP Auftragsverwaltung)

Termine

  • Zentrale Terminverwaltung pro Schulort für Semester und Jahr: Ferien, Feiertage, Reservationen für Dozenten und Zimmerbelegungen
 

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