OPTIME® Module für Öffentliche Verwaltungen, NPM und Organisationen

 

ERP / CRM / PPS

Adressverwaltung mit CRM-Informationssystem

  • Zentrale Erfassung und Verwaltung aller Adressen: Kunden, Lieferanten, Interessenten, Mitglieder, Studenten und Dozenten
  • CRM Infosystem, Aufträge, Verkäufe, Geräte, Projekte, Bestellungen, Offerten, Termine, Dokumente
  • Adressenübernahme aus dem Internet
  • Sachbearbeiter, Ansprechpersonen mit Bild, Direktwahl, E-Mail, Kalender
  • Konditionen, Buchungen, Laufzeit-Umsatz der Kunden und Lieferanten, History
  • Schnittstellen zu Outlook (z.B. Kontaktordner)
  • Briefe, Etiketten, E-Mails, Homepage, Routenplaner direkt aus der Adressverwaltung

CRM-Modul für Vertreter / Aussendienstmitarbeiter / Verkäufer

  • Autonome Adressmaske
  • Nur zugeteilte Adressen stehen dem jeweiligen Vertreter zur Verfügung
  • Reports, Auswertungen intern und in Excel, Serien-Brief, Serien-E-Mail, Konditionen, Buchungen, Laufzeit-Umsatz, Aufträge, Projekte, Kurse, etc.  
  • Adressbezogene Terminverwaltung mit Termineigenschaften
  • Termin-Export nach Outlook (Kontaktordner)

Adress-Angebots-Erfassung

  • Angebote erfassen direkt in der Adressverwaltung
  • Texte frei gestalten, Vorlagen und Bilder einbinden aus interner oder externer Quelle
  • Vorschau-, Druck- und Mail-Funktion, Erfolgskontrolle und History
  • Übergabe in die Auftragsverwaltung

Artikel- / Material- und Lagerverwaltung

  • Preis- und Lager-Übersicht, Einkauf- und Lieferanteninformationen
  • Multilager, Kundenlager, Lokalitäten
  • Einkauf- und Verkaufs-Preise, Preisfindungskombinationen
  • Artikel-Dokumente, sprachabhängige Einkaufs- und Verkaufstexte
  • Varianten-, Ersatz- und Substitut-Artikel, Blisterverwaltung
  • Info Aufträge, Verkäufe, Lieferanten, Bestellungen, Geräte- und Seriennummernverwaltung
  • Produktionsstatus, Artikel-Listen und Statistik

Adress-Order

  • Artikel-Preis- und Rabattübersicht direkt in der Adressverwaltung
  • Kundenspezifische, mengenabhängige Preise und Rabatte
  • Sprachabhängige Artikel Beschreibungen und Artikel Bilder
  • Direkte Angebots- und Auftragsgenerierung

Auftragsverwaltung

  • Auftragsarten mit unterschiedlichen Funktionen
  • Termin-, Internet-, Reparatur-, Herstellungs-, Rückliefer-, Miet- und ABO-Auftrag, Kontrakte
  • Vor- / Schnellerfassung, Planung und Reservierung aller Ressourcen während der Erfassung
  • Disposition, Vertreter-Zuteilung, Kundenlager, Kundensortiment
  • Verkaufs- und Produktions-Stückliste, Rezeptur aus Chargenverwaltung, Auftrags-Operations-Plan-Übersicht
  • Bestellungen und Bestell-Offert-Anfrage direkt aus dem Auftrag
  • Auftrags-Termin­-Übersicht graphisch und tabellarisch, Dokumente, Rückstände, Kalkulation 
  • Rechnungs-EZ-Belege mit Swiss-QR-Code oder ESR

Einkauf

  • Einzellager-Übersicht mit History, Artikel-Einkaufs-Texte, Artikel-Disposition
  • Einkauf- und Verkaufs-Preise, Artikel-Dokumente
  • Rahmen- und Strecken-Bestellungen, Direktorder
  • Bestell-Offert-Anfrage mit Verbindung zum Auftrag, Umwandlung in Bestellungen
  • Wareneingang-Schnellerfassung

Projektverwaltung

  • Zentrale Kostenträger Verwaltung
  • Kalkulationen über alle OPTIME Module und Ressourcen
  • Dienstleistungsvertragsverwaltung

Projektverwaltung ABO

  • Abonnementsverwaltung im Projekt, Zeitmanagement, Planung
  • Wählbare ABO-Intervalle mit automatischer Verrechnungstermin-Nachstellung und Rechnungsgenerierung

Ticketverwaltung

  • Zentrales Support- und Helpdesktool mit Einbezug aller Ressourcen (z.B. Geräte, Maschinen, Werkzeuge, Artikel, etc.) in OPTIME
  • Begriffssuche über alle Beschreibungen und Rapporte
  • Zeiterfassung für Sachbearbeiter
  • Dokumenten- und E-Mail-Verwaltung
 

Areal-, Parzellen- und Friedhofverwaltung

Adressverwaltung Areal und Parzellen mit CRM-Informationssystem

  • Zentrale Erfassung und Verwaltung aller Adressen: Pächter, Lieferanten, Interessenten
  • CRM Infosystem, Aufträge, Verkäufe, Verpachtet, Areal- und Parzellen-Art, Tarife, Termine, Dokumente
  • Adressenübernahme aus dem Internet
  • Sachbearbeiter, Ansprechpersonen mit Bild, Direktwahl, E-Mail, Kalender
  • Konditionen, Buchungen, Laufzeit-Umsatz, Areal- und Parzellen-History
  • Schnittstellen zu Outlook (z.B. Kontaktordner)
  • Briefe, Etiketten, E-Mails, Homepage, Routenplaner direkt aus der Adressverwaltung
  • Importfunktionen aus Verbindungen mit Drittsystemen (z.B. Einwohnerkontrolle)

Arealverwaltung

  • Grundbucheinträge, Eigentümer, Zone und Lagen
  • Tarifverwaltung für Parzellenarten
  • Listen und Auswertungen, Dokumentenverwaltung
  • Parzelleneinteilung (z.B. Schrebergärten, Gräber, etc.)

Parzellenverwaltung

  • Pächter, Eigentümer, Verwalter
  • Verbindung mit OPTIME Adressverwaltung
  •  Parzellenbelegung (z.B. Gartenhaus)
  • Pacht- und Mietzinsverwaltung
  • Arealzuteilung, Fläche und Wert
  • Listen und Auswertungen (z.B. automatische Pachtzins-Auftragsgenerierung)

Auftragsverwaltung für Pachtzins und Bestattungswesen

  • Umfasst alle ERP relevanten Anforderungen von der Angebotsstellung bis zur Rechnung (Detail siehe ERP Auftragsverwaltung)

Adressverwaltung für Bestattungswesen

  • Vertreter für Grabunterhalt und Angehörige
  • Abdankungs- und Bestattungspersonal, Lieferanten und Dienstleister
  • Graphische Terminverwaltung

Areal- und Grabverwaltungs-Modul

  • Arealverwaltung (mehrere Friedhöfe)
  • Grabparzellen (-arten) - Erfassung mit Infos, Dokumenten, Bilder
  • Verwaltung der Verstorbenen-Adresse (letzter Wohnsitz)
  • Grabunterhalts-Tarif-Anpassung manuell oder automatisch mit Jobserver

Lokationsverwaltung

  • Lokationszuteilungen Abdankungshalle, Kapelle, Kirche mit graphischer Terminverwaltung

Allgemeine, zentrale Module

Statistik / Listen und Auswertungen / Datenexport

  • Umsatz-Statistik in Realtime für jährliche, monatliche und datumsbezogene Auswertungen
  • Standard-Listen und Auswertungen stehen in allen OPTIME Modulen mit eigenen Selektionen und Sortierfunktionen zur Verfügung
  • Auswertungsgenerator für eigene Listenkonfigurationen mit Ausgabe in Excel und CSV-Dateien
  • Ausgaben: Bildschirm-Vorschau, Druck, PDF, Excel

E-Mail-Modul

  • Komfortabel mailen aus OPTIME
  • Formulare (Offerte, Bestellung, etc.) direkt in PDF umwandeln und mailen
  • Versand über Outlook oder direkt aus OPTIME
  • Archivierung und History der E-Mail Bewegungen

Serien-E-Mail-Modul

  • Serien-E-Mail mit automatischem Eintrag im DOKU-System und Sachbearbeiter
  • Selektionen über Mail-Codes, Branche und Sachbearbeiterposition 
  • Serien-E-Mail im Kurs-Bereich für Studenten und Dozenten
  • Serien-E-Mail für Mitglieder
  • Archivierung und History der E-Mail Bewegungen

Dokumentenmanagement

  • Verwaltung und Zuteilung aller Dateiformate, Bilder, Texte, Tabellen
  • Verknüpfung mit OPTIME Modulen, Prozesse, Ressourcen
  • Verwaltung interner Formulare und Mails
  • Speicherung binär in zusätzliche BLOb (Binary Large Object) Datenbanken 

Mitarbeiterverwaltung

  • Planungs- und Personalinfosystem mit Wochen- und Jahres-Übersicht graphisch und tabellarisch
  • Termin-Verknüpfung mit Auftragskapazität, Ressourcen, Leitstand
  • Gemeinsamer Kalender, Schnittstelle zu Outlook

Wörterbuch

  • Direkte Übersetzung und Übernahme in gewählter Sprache
  • Internet-Wörterbuch-Zugriff   

Telefonwahlmodul (TAPI)

  • Automatische Direktwahl aus OPTIME
  • Aufruf in folgenden Verwaltungen: Adressen, Sachbearbeiter, Lehrer, Mitarbeiter, Ticket, Parzellen
  • Verwaltung von einkommenden Anrufen in asynchronem Dialog
  • Direkter Zugriff auf: CRM, Adress-Order, Terminverwaltung, Adress-Angebot, Kontrakte, Tickets, E-Mail, Dokumentenverwaltung

Job-Server

  • Automatisierung von wiederkehrenden Aufgaben
  • Daten-Import und -Export von Betriebs- und Zeitdaten, Kommunikation mit Homepage, E-Shop
  • Generierung von Listen und Statistiken
  • Zeit und SOA-Client gesteuerte Prozesse verwalten

Lohn-Schnittstelle

  • Zwischenablagen für Auswertungen, Listenverwaltung, Kalkulationen, FIBU-Übergaben

Datenbank-Verknüpfungsmodul

  • Synchronisation mehrerer Datenbanken (Firmen, Mandanten)

EXtend Datenbank

  • Datenbank für den externen Zugriff aus Dritt-Applikationen
    z.B. Excel, Cristal-Report, Access, etc. über ODBC/SQL
 

Buchhaltung

Debitorenbuchhaltung

  • Zahlungen, ESR, camt.054, Mahnungen, Mahnvorschläge, Sammelzahlungen automatisch verarbeiten
  • Freie Wahl von Selektion, Sortierung, Ausgabe- und Auswertungstools

Finanzbuchhaltung

  • Vorjahres- und Neben-Mandanten, variabler Struktur-Kontenplan
  • Bilanz, Erfolgsrechnung, Auswertungstools

Kreditorenbuchhaltung

  • Zuordnung zu Kostenstelle, Projekt, Geräte- und Serie-Nr., Auftrag, Artikel   
  • Einzel- und Sammelüberweisungen, Zentrale Konten-Kontrolle (IBAN, ESR, pain.001, DTA, etc.)
  • Freie Wahl von Selektion, Sortierung, Ausgabe- und Auswertungstools
  • Beleglese-Modul für Swiss-QR-Code und Standard-EZ-Scheine
 

Schul-, Kurs- und Semesterverwaltung

Adressverwaltung Kursübersicht mit CRM-Informationssystem

  • Zentrale Erfassung und Verwaltung aller Adressen: Dozenten, Studenten, Mitglieder, Sponsoren, Kurs-, Seminar- und Event-Teilnehmer und Kurs-Daten
  • CRM Infosystem, Aufträge, Verkäufe, Offerten, Termine, Dokumente 
  • Adressenübernahme aus dem Internet
  • Sachbearbeiter, Ansprechpersonen mit Bild, Direktwahl, E-Mail, Kalender
  • Konditionen, Buchungen, Laufzeit-Umsatz, History
  • Statistikvorgaben für das Bundesamt für Statistik (BFS) und Interkantonale Fachschulvereinbarung (FSV)
  • Schnittstelle zu Outlook (z.B. Kontaktordner)
  • Briefe, Etiketten, E-Mails, Homepage, Routenplaner direkt aus der Adressverwaltung

Einzelkurs-Verwaltung

  • Zentrale Erfassung für Einzelkurse, Events und Veranstaltungen, für Privatpersonen, Firmen und Mitarbeiter
  • Kurskosten-Auftragsgenerierung
  • Listen und Auswertungen, Jahreskalender

Dozenten-Modul

  • Zentrale Dozenten-Infos mit Terminverwaltung und Fachkompetenz
  • Verbindung mit Adressverwaltung, Einsatzpläne und -orte, Semester- und Jahreskalender

Zimmerverwaltung

  • Graphischer Belegungsplan und Ressourcen
  • Facheignung, Ausrüstung und Kapazitäten

Fach-Code Verwaltung

  • Beschreibung, Kapazitäten, Fach-Definition, Anzahl Schultage und Lektionen  

Fachmittel / Schulmaterial

  • Zentraler Zugriff auf Fachmittel und Schulmaterial
  • Zuteilungen an: Zimmertypen (Labor), Ausrüstung (PC), Lehrmittel
  • Verbindung mit Artikelstamm, Einkauf und Lieferanten
  • Kursspezifische Auftragsgenerierung und Rechnungsstellung

Kursverwaltung

  • Basisdaten für Einzelkurse und Semesterbetrieb, Belegung, Ressourcen, Verbindungen
  • Vorgaben für BFS und FSV, Lehrplanzuteilung

Ausrüstung

  • Ausrüstung der verwalteten Zimmer und deren Kursverbindungen

Artikelverwaltung für Schulen

  • Korrespondiert mit Schulmaterialverwaltung und Kurskostenaufträgen (Detail siehe ERP Artikel- / Material- und Lagerverwaltung)

Auftragsverwaltung für Schulen

  • Kurs- und Schulmaterial-Aufträge ordnen, steuern, auswerten
    (Detail siehe ERP Auftragsverwaltung)

Termine

  • Zentrale Terminverwaltung pro Schulort für Semester und Jahr: Ferien, Feiertage, Reservationen für Dozenten und Zimmerbelegungen
 

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